Politique de confidentialité

Version 1.7.0 · Dernière mise à jour : 9 août 2026 · Applicable aux résidents du Québec (Loi 25)

1. Qui sommes-nous

iCivic est un service de Solutions iCivic inc. (« iCivic », « nous »), société établie à Gatineau, Québec, Canada. Notre application mobile et notre site web permettent de consulter les temps d’attente publiés pour certains services publics québécois, lorsque ces données existent.

Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25) : joignable à legal@icivic.app. Nous accusons réception de toute demande dans un délai de 30 jours.

2. Données collectées

2.1 Données que vous nous fournissez

• Adresse courriel et nom d’affichage — lors de la création d’un compte ou de l’inscription à la liste d’attente.
• Signalements de temps d’attente — soumis volontairement depuis l’application. Les signalements sont anonymes dès la soumission : aucun identifiant de compte n’y est rattaché. Chaque signalement est ensuite publié publiquement, un par un : il est visible de toute personne qui consulte iCivic, sans aucune information permettant de vous identifier. C’est ce qui permet à la personne suivante de voir l’attente en cours.
• Formulaires de contact et demandes B2G — nom, organisation, message.
• Preuve de votre acceptation — lorsque vous acceptez les présentes conditions ou la présente politique, nous enregistrons quelle version vous avez acceptée, à quelle date, dans quelle langue, et depuis quelle plateforme, avec une adresse IP hachée (jamais en clair). Nous y sommes tenus : c’est à nous de pouvoir démontrer votre consentement, pas à vous de prouver que vous ne l’avez pas donné. Ce registre est inaltérable — nous ne pouvons ni le modifier ni en effacer une ligne.

2.2 Géolocalisation — jamais conservée

Si vous y consentez (permission explicite du système), votre position est lue une seule fois au moment d’un signalement, uniquement pour vérifier que vous êtes à proximité du lieu (rayon de 500 m). Cette vérification s’effectue directement sur votre appareil : vos coordonnées GPS ne sont jamais transmises à nos serveurs. Seul un indicateur oui/non de présence accompagne le signalement. Aucun suivi continu, aucun historique de déplacement.

2.3 Données collectées automatiquement

• Données d’utilisation pseudonymisées — écrans consultés, actions dans l’application (via PostHog, hébergé aux États-Unis, en mode sans cookie ; identifiant pseudonyme sans courriel ni nom).
• Journaux techniques — adresse IP hachée (jamais en clair), horodatage, type d’appareil — pour la sécurité et la détection de fraude. Conservés 90 jours.
• Jeton de notification push — si vous activez les alertes, un identifiant d’appareil est partagé avec Apple (APNs) ou Google (FCM) pour acheminer les notifications.
• Rapports d’erreurs — en cas de plantage, un rapport technique est transmis à Sentry, sans renseignement personnel (courriel et identifiants retirés avant envoi).

3. Utilisation des données

Nous utilisons vos données pour :

• Fournir et améliorer le service iCivic
• Vous envoyer des alertes d’attente et des notifications que vous avez configurées
• Vous envoyer des notifications de lancement dans votre région (avec votre consentement)
• Détecter et prévenir les abus et les fausses données
• Afficher publiquement les signalements, sans aucune information permettant de vous identifier, pour que toute personne puisse voir l’attente en cours
• Générer des statistiques agrégées et anonymisées sur les temps d’attente
• Fournir aux organisations publiques clientes, contre rémunération, des données d’attente anonymes portant sur leurs propres lieux de service
• Vous montrer, si vous avez un compte, vos statistiques de contribution personnelle (nombre de signalements et heures d’attente évitées, cumulés à vie)
• Respecter nos obligations légales

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Les données d’attente que nous fournissons aux organisations clientes sont anonymes : le signalement publié ne porte aucun identifiant de compte, et aucune clé de notre base ne le relie au vôtre.

Une précision, parce que la version précédente de ce texte affirmait sans réserve « même dans notre base ». Une table technique distincte, tenue pour lutter contre les abus, enregistre que vous avez soumis un signalement à tel endroit — sans référence au signalement produit. Pendant 48 heures, son horodatage précis rend théoriquement possible un rapprochement avec un signalement publié au même endroit au même moment. Passé ce délai, cet horodatage est automatiquement grossi à l’heure, ce qui retire cette possibilité; la ligne est supprimée après 90 jours. Nous ne procédons à aucun rapprochement de ce type, et cette table n’est jamais transmise à une organisation cliente.

Nous n’utilisons jamais vos données pour du profilage publicitaire. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

4. Base légale du traitement

• Consentement — pour les communications marketing (liste d’attente, infolettre), la géolocalisation ponctuelle et les notifications push. Révocable à tout moment.
• Consentement au moment du signalement — l’application vous indique, avant l’envoi et sans que vous ayez à déplier quoi que ce soit, que votre signalement sera publié sans votre identité.
• Exécution d’un contrat — pour la fourniture du service aux utilisateurs inscrits.
• Exceptions prévues par la Loi 25 — la loi nous autorise à utiliser un renseignement sans votre consentement dans certains cas précis, notamment lorsque c’est nécessaire à la prévention et à la détection de la fraude ou à l’amélioration de nos mesures de sécurité, et pour produire des renseignements dépersonnalisés à des fins statistiques.

L’utilisation du service est réservée aux personnes de 14 ans et plus. Conformément à la Loi 25, le consentement d’un mineur de moins de 14 ans doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ; nous ne collectons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants de moins de 14 ans.

5. Services d’intelligence artificielle

Certaines fonctions de iCivic (assistant, résumés, recherche contextuelle) font appel à des services d’IA tiers :

• Anthropic (Claude API) — génération de réponses et de résumés. Traitement aux États-Unis. Vos messages ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles, et Anthropic les supprime dans un délai maximal de 30 jours. Une exception demeure — si les systèmes automatisés de sécurité d’Anthropic signalent un échange, celui-ci peut être conservé jusqu’à 2 ans.
• Cohere — vectorisation de texte pour la recherche contextuelle. Traitement aux États-Unis. Vos textes sont supprimés dans un délai maximal de 30 jours.
• Reconnaissance vocale sur l’appareil — si vous choisissez de dicter votre question, la transcription s’exécute entièrement sur votre téléphone, à l’aide du moteur de reconnaissance d’Apple (iOS) ou de Google (Android). Aucun enregistrement audio n’est envoyé à nos serveurs. Seul le texte transcrit est ensuite transmis à Anthropic pour générer la réponse, dans les mêmes conditions qu’un message écrit au clavier. iCivic mesure uniquement la longueur du texte dicté à des fins de télémétrie, jamais son contenu ni l’audio.

Ces fonctions n’ont pas accès à vos données de compte. Recommandation : ne partagez pas de renseignements personnels (nom, adresse, état de santé) dans les zones de conversation avec l’assistant.

6. Partage des données et sous-traitants

Nous partageons vos données uniquement avec les fournisseurs nécessaires à l’exploitation du service :

Vos renseignements personnels principaux (compte, sessions, signalements) sont hébergés au Canada. Lorsqu’un renseignement est communiqué hors Québec, nous nous assurons qu’il bénéficie d’une protection adéquate, conformément à la Loi 25. Tous nos sous-traitants sont contractuellement tenus de protéger vos données et de ne les utiliser qu’aux fins convenues.

7. Conservation des données

• Liste d’attente — conservée jusqu’au lancement dans votre région, puis supprimée dans les 30 jours suivant votre désabonnement.
• Compte utilisateur actif — conservé tant que le compte est actif ; supprimé dans les 30 jours suivant une demande de suppression.
• Compte inactif — un compte sans connexion depuis 12 mois consécutifs est automatiquement anonymisé : courriel et nom d’affichage sont supprimés de nos systèmes le 1er du mois suivant l’échéance.
• Signalements de temps d’attente (anonymes) — chaque signalement est anonyme dès sa création (aucun identifiant de compte n’y est jamais rattaché) et conservé indéfiniment sous cette forme anonyme, afin d’alimenter l’affichage public des signalements et les statistiques agrégées de temps d’attente. Les données techniques anti-abus qui l’accompagnent (adresse IP hachée, empreinte d’appareil hachée) sont conservées séparément 90 jours puis définitivement supprimées; passé ce délai, aucun rapprochement avec un appareil ou une personne n’est possible.
• Statistiques de contribution personnelle — pour les titulaires de compte, un compteur agrégé (nombre de signalements et minutes d’attente cumulés) alimente l’affichage de votre impact. Conservé tant que votre compte existe et effacé à la suppression du compte ; dérivé de vos signalements sans en réexposer le détail.
• Preuve d’acceptation — le lien vers votre compte est rompu dès sa suppression, et l’adresse IP hachée est effacée après 90 jours, comme pour les autres données techniques. Ce qui subsiste — « une acceptation de la version X a eu lieu ce jour-là » — ne vous désigne plus et est conservé sous cette forme anonyme, au même titre que les signalements.
• Journaux techniques — 90 jours, purge automatique.
• Profil analytique pseudonyme (PostHog) — 12 mois, puis suppression du profil.

7.1 Une copie de sauvegarde subsiste jusqu’à 90 jours

Les délais ci-dessus décrivent nos systèmes vivants : lorsqu’une donnée y est supprimée, elle l’est tout de suite et pour de bon. Une copie de sauvegarde chiffrée peut toutefois la contenir encore, pendant 90 jours au maximum, jusqu’à ce que cette copie expire à son tour et disparaisse automatiquement. Nous le disons parce que c’est vrai, et parce que « supprimé dans les 30 jours » se lirait autrement comme une disparition instantanée de partout.

Ces sauvegardes existent pour une seule raison : pouvoir rétablir le service si nos systèmes sont perdus ou compromis. Elles ne sont ni consultées, ni interrogées, ni utilisées à quelque autre fin, et aucune décision vous concernant n’en découle. Elles sont chiffrées avant de quitter nos systèmes — la clé de déchiffrement n’est pas détenue par l’hébergeur — et conservées au Québec, à Beauharnois.

8. Vos droits (Loi 25)

Vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels — directement depuis l’application : Profil → Télécharger mes données
• Rectifier des informations inexactes
• Effacer vos données (« droit à l’oubli ») — directement depuis l’application : Profil → Supprimer mon compte
• Portabilité — recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, directement depuis l’application : Profil → Télécharger mes données
• Cessation de diffusion / désindexation — dans les cas prévus par la Loi 25
• Retirer votre consentement à tout moment (notifications, géolocalisation, marketing)
• Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)

Télécharger mes données, dans votre profil, exerce l’accès et la portabilité en une fois : nous préparons les renseignements rattachés à votre compte et nous vous les envoyons par courriel, en pièce jointe, au format JSON — un format structuré et couramment utilisé, lisible par vous comme par un autre service. L’envoi se fait toujours à l’adresse courriel de votre compte, jamais à une adresse indiquée au moment de la demande.

Deux limites, dites franchement. Vos signalements de temps d’attente ne figurent pas dans cet export : ils sont anonymes dès leur soumission et ne sont rattachés à aucun compte, y compris le vôtre — c’est aussi pour cette raison que nous ne pouvons pas vous en dresser la liste. Et les renseignements détenus par nos fournisseurs (PostHog, Sentry, Brevo) ne sont pas repris automatiquement; demandez-les-nous et nous les obtiendrons pour vous.

Pour exercer ces droits autrement, pour toute autre demande, ou si la fonction est momentanément indisponible : legal@icivic.app. Réponse dans les 30 jours. Cette voie reste ouverte en tout temps et répond aux mêmes droits que le bouton.

9. Incident de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées, conformément à la Loi 25, et nous tiendrons un registre des incidents.

10. Sécurité

Nous appliquons les mesures de sécurité suivantes :

• Chiffrement TLS pour toutes les communications
• Row Level Security (RLS) sur toutes les tables de la base de données
• Hachage des adresses IP avant stockage
• File d’attente locale chiffrée (AES-256-GCM) pour les signalements hors-ligne
• Gestion centralisée des secrets (zéro secret en clair dans le code)
• Audits de sécurité réguliers et journal d’audit des accès administratifs

11. Témoins (cookies)

Notre site web n’utilise pas de cookies publicitaires ou de suivi tiers. Les seuls témoins utilisés sont fonctionnels (préférence de langue, session de connexion). L’analytique est effectuée en mode sans cookie via PostHog.

12. Modifications

Toute modification significative sera communiquée par courriel aux utilisateurs inscrits au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

13. Version française et primauté linguistique

La présente politique est rédigée en français. Une version anglaise est mise à votre disposition pour votre commodité. En cas de divergence entre la version française et la version anglaise, la version française fait foi.

Cette politique est un avis d’information : elle décrit nos pratiques, elle ne s’accepte pas comme un contrat. La version française est donc celle qui énonce nos engagements de façon authentique — et c’est le numéro de version et l’empreinte consignés au moment où vous en avez pris connaissance qui identifient le texte alors en vigueur.

14. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou à vos renseignements personnels :

iCivic — Responsable de la protection des renseignements personnels
Gatineau, Québec, Canada
legal@icivic.app